Note : le présent article est rédigé en collaboration avec Émilie Chazelas de EMC Consultante.
Le financement public est un enjeu central dans la gestion des organismes artistiques et culturels à but non lucratif au Québec (OBNL). Le principal bailleur de fonds québécois est le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ). Son programme Programmation spécifique est l’équivalent, pour les organismes artistiques et culturels, des bourses de recherche et création pour les artistes.
Outre le fait que le programme soit ouvert en tout temps, quelles en sont les autres caractéristiques importantes à connaître ? Nous avons pris quelques minutes pour en discuter avec Émilie Chazelas de EMC Consultante, une firme spécialisée dans la recherche de financement, la rédaction de demandes de subventions et l’accompagnement de projets.
- À quoi sert le programme?
- Quels organismes culturels peuvent déposer à ce programme?
- Qui est admissible?
- Suis-je admissible si je présente des artistes amateurs ou de loisir?
- Est-ce que je peux demander une subvention pour payer des activités déjà réalisées?
- Quel est le montant maximal de la subvention?
- Quels sont les critères?
- Suis-je obligé de présenter une demande via Mon Dossier CALQ ? Si je ne peux pas présenter une demande via ce système, quelles sont les alternatives?
- Comment remplir la demande?
- Des conseils pour rédiger la section 2 (profil du demandeur)?
- Des conseils pour rédiger la section 3 (programmation, programme d’activités, de services ou de publication)?
- Quels genres d’articles doit-on mettre dans le dossier de presse?
- Où puis-je trouver des modèles de contrat type?
- Comment bien remplir la Section 12a : Sommaire des revenus et dépenses?
- Comment puis-je rédiger le rapport d’utilisation de subvention ? Que dois-je prévoir?
- Conclusion
À quoi sert le programme?
Programmation spécifique a pour objectif d’aider les organismes, sur une période donnée, à mettre en place les activités en lien avec une programmation artistique et littéraire ou le développement des publics, entre autres.
La description sur la page du programme se lit comme suit : « À l’intérieur d’une période donnée, permettre la présentation d’une série définie de spectacles ainsi que la réalisation des activités s’y rattachant telles que la recherche, la création, la production, la diffusion, les reprises et la mise en marché. »
Quels organismes artistiques et culturels peuvent déposer à ce programme?
Qui est admissible?
Ce programme s’adresse aux organismes dûment enregistrés qui ont au moins une année d’existence. Vous pouvez faire une demande de subvention si vous êtes un diffuseur, une association professionnelle d’artistes, un événement national ou international, etc.
Suis-je admissible si je présente des artistes amateurs ou de loisir?
Le loisir culturel est couvert par d’autres organismes, comme le Conseil québécois du loisir par exemple. Le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) quant à lui s’intéresse aux carrières artistiques telles que définies par les lois sur le statut des artistes professionnels et à la professionnalisation des organismes.
Est-ce que je peux demander une subvention pour payer des activités déjà réalisées?
Le CALQ exige que la demande soit déposée trois mois avant le début des activités. Toutefois, étant donné que ce programme a été fermé temporairement en raison de la pandémie, il faudra rester attentif et voir avec les agent(e)s du CALQ si, exceptionnellement, une partie des activités déjà réalisées peuvent être incluses dans la demande.
Quel est le montant maximal de la subvention?
Le programme ne spécifie pas un montant d’argent maximal mais plutôt une contribution maximale équivalant à 75% des dépenses.
Quels sont les critères?
- Comment y répondre?
- Comment puis-je obtenir une note de 71% au critère de faisabilité?
- Qui juge les demandes?
- Quelles sont mes chances de recevoir une subvention?
Les critères du programme sont en droite ligne avec la mission du CALQ et avec les disciplines artistiques qu’il soutient. Plus votre projet y répond, plus vous avez de chances de recevoir une subvention.
Le processus d’évaluation est également important. Le CALQ a deux niveaux d’analyse : une première analyse est faite par les chargé(e)s de programmes qui vont s’assurer que la demande est conforme aux critères d’admissibilité. Veillez donc à ce que votre demande soit complète et veillez à déposer tous les documents demandés. Le dossier est ensuite analysé par un jury composé de membres spécialisés dans le domaine concerné. Ce jury va, entre autres, regarder la qualité de la proposition et son impact. C’est là que les activités que vous proposez seront évaluées, ainsi que leur impact tant sur votre milieu que pour le rayonnement des arts.
Le CALQ reçoit beaucoup de demandes. Plus votre demande est précise et démontre clairement que vous répondez aux objectifs du CALQ, plus vos chances d’obtenir une subvention augmentent.
Avant de commencer à rédiger, relisez attentivement les critères et le formulaire de demande et vérifiez que vous pouvez y répondre. Assurez-vous d’avoir en main tous les documents demandés (pour passer avec succès la première étape d’analyse). Ensuite, prévoyez suffisamment de temps pour rédiger la demande.
Basez votre rédaction sur les critères d’analyse du jury et gardez à l’esprit que les membres du jury ne vous connaissent pas. Il est donc essentiel d’avoir une présentation claire et détaillée de votre organisme, de votre mission et de votre projet.
Suis-je obligé de présenter une demande via Mon Dossier CALQ? Si je ne peux pas présenter une demande via ce système, quelles sont les alternatives?
L’utilisation de Mon Dossier CALQ est à privilégier. Aucune demande papier n’est acceptée. Toutefois, le CALQ accepte aussi les demandes par WeTransfer à l’adresse indiquée dans le formulaire. Veillez à bien classer vos documents et à leur donner des titres pertinents. Bien identifier vos documents facilitera le travail des chargé(e)s de programmes.
Comment remplir la demande?
Des conseils pour rédiger la section 2 (profil du demandeur)?
Vous avez 250 mots pour expliquer qui vous êtes, il vous faut privilégier certains renseignements. Il s’agit donc d’une « présentation éclair » (elevator pitch) : quelle est votre mission, quelles activités proposez-vous, depuis quand, qui est votre public et combien de clientèles rejoignez-vous? Soyez précis.
Des conseils pour rédiger la section 3 (programmation, programme d’activités, de services ou de publication)?
Cette partie est particulièrement importante pour l’analyse du jury. Vous avez 2000 mots pour présenter vos activités. Vous n’êtes pas obligé(e)s d’utiliser la totalité mais profitez de cet espace pour détailler vos activités : qu’allez-vous faire, comment, quel public souhaitez-vous rejoindre, comment allez-vous encourager la carrière artistique ou la professionnalisation des artistes?
Rappelez-vous que le CALQ souhaite soutenir des projets qui répondent à ses propres objectifs. Dans les arts de la scène par exemple, le CALQ souhaite encourager la diversité culturelle et les artistes autochtones. Si c’est prévu dans votre programmation, parlez-en! Vous gagnerez des points.
Quels genres d’articles doit-on mettre dans le dossier de presse?
Le dossier de presse que vous allez déposer doit être en adéquation avec votre demande (disciplines, programmation professionnelle, etc.). Joignez aussi des exemples de publicités. Si vous étiez déjà soutenu(e) par le CALQ, veillez à ce que le logo du CALQ apparaisse sur au moins un exemple de couverture médiatique que vous joignez à votre demande. Les bénéficiaires de subventions doivent répondre à des normes de visibilité. Vous perdez des points si vous oubliez de mentionner l’aide du CALQ.
Où puis-je trouver des modèles de contrat type?
Les contrats peuvent être simples. Ils doivent essentiellement prévoir l’information de base comme la date de l’événement, le lieu, le nom de l’artiste, le coût du cachet, des clauses d’accueil et d’annulation et une mention que les droits d’auteur seront acquittés.
Certaines associations nationales proposent des modèles de contrat à leurs membres. Vous pouvez consulter la liste des associations nationales ici : https://www.mcc.gouv.qc.ca/index-i%3D1631.html
Comment bien remplir la Section 12a : Sommaire des revenus et dépenses?
Pour cette section, basez-vous sur vos états financiers de l’année terminée et sur votre budget prévisionnel de l’année touchée par la demande. Vos chiffres doivent être réalistes et appuyés par les besoins exprimés dans votre demande. Votre budget, incluant la subvention du CALQ, doit être équilibré. C’est un exercice qui peut paraitre complexe mais en réalité, le CALQ veut simplement comprendre de quel montant vous avez besoin et comment vous allez utiliser la subvention.
Comment puis-je rédiger le rapport d’utilisation de subvention? Que dois-je prévoir?
Le rapport d’utilisation reprend les sections 9 et 12a du fichier Excel. Il faudra décrire vos activités réalisées et le budget final réel. Pour gagner du temps, préparez-vous un fichier avec les renseignements attendus. Vous pourrez le compléter au fur et à mesure que vos activités seront réalisées. Préparez-vous aussi des copies de vos publicités où le logo du CALQ apparait. Ça peut paraitre fastidieux mais cela vous fera gagner du temps au moment de la rédaction du rapport.
Conclusion
Vous avez d’autres questions? Vous pouvez joindre Émilie Chazelas à EMC Consultante en suivant ce lien.
Crédit photo : Ampoule Claire · pexels.com